News - 25/06/2014
Fattura elettronica, differita e semplificata: l’Agenzia risponde
Per distinguere le fatture elettroniche da quelle cartacee non è rilevante il formato - elettronico o cartaceo - utilizzato per la sua creazione, bensì la circostanza che la fattura sia in formato elettronico quando viene emessa o messa a disposizione, ri
Con la circolare n. 18/E/2014 l’Agenzia delle Entrate fornisce chiarimenti sulla fatturazione elettronica, dettando nuove indicazioni per il corretto adempimento dell’obbligo. Nel documento di prassi, inoltre, le risposte dell’Agenzia ai quesiti in tema di fattura differita e semplificata.
In particolare, la circolare precisa che è una fattura elettronica anche quella cartacea trasformata in documento informatico per essere spedita e ricevuta dal destinatario via posta elettronica; al contrario, non possono essere considerate elettroniche le fatture che, seppur create tramite un software di contabilità, vengono inviate e ricevute in formato cartaceo.
L’Agenzia delle Entrate chiarisce espressamente che la fattura può essere elettronica per chi la emette e analogica per chi la riceve e viceversa. Laddove l’emittente trasmetta o metta a disposizione del ricevente una fattura elettronica, quest’ultimo può non accettare il processo, e la fattura si considererà elettronica in capo al primo, con conseguente obbligo di conservazione elettronica, e analogica in capo al ricevente.
Fattura elettronica: requisiti e invio
L’art. 21 del decreto IVA prescrive l’obbligo di assicurare:
- l’autenticità dell’origine,
- l’integrità del contenuto
- la leggibilità della fattura elettronica.
In proposito, la circolare n. 18/E/2014 ricorda che:
- l’origine di una fattura si considera autentica quando l’identità del fornitore/prestatore o dell’emittente sono certi;
- l’integrità del contenuto è garantita anche quando varia il formato della fattura (conversione in altri formati, come ad esempio da MS word a XML), a patto che i dati non siano alterati;
- il requisito di leggibilità deve essere garantito per tutto il periodo di archiviazione della fattura attraverso un visualizzatore adeguato e affidabile del formato elettronico.
Sono tenuti a garantire il rispetto di questi requisiti sia il fornitore/prestatore sia il cessionario/committente, anche adottando modalità indipendenti l’uno dall’altro.
Nota bene
Chi emette la fattura elettronica può utilizzare i sistemi tecnologici che ritiene più idonei a garantire i requisiti di autenticità e integrità. Nel documento di prassi, l’Agenzia delle Entrate prende in esame a titolo esemplificativo i sistemi di controllo di gestione, la firma elettronica e i sistemi EDI.
In particolare, chi sceglie di utilizzare un sistema di controllo di gestione deve assicurarsi che non venga conservata soltanto la fattura ma che, per tutto il ciclo di vita del documento, sia disponibile anche la documentazione che ne garantisce l’autenticità e l’integrità, consentendo cioè che il valore di un componente sia verificabile almeno con una fonte indipendente.
Il nuovo art. 21, D.P.R. n. 633/1972 non richiede più il “previo accordo con il destinatario”. Per avvalersi della trasmissione elettronica della fattura, è ora sufficiente l’accettazione da parte del destinatario del mezzo di trasmissione utilizzato.
È possibile trasmettere per via elettronica allo stesso destinatariopiù fatture elettroniche raccolte in un unico lotto, inserendo una sola volta le informazioni comuni (come ad esempio le generalità dell’emittente, la partita IVA, la data di emissione, etc.), a condizione che sia possibile accedervi da ogni fattura.Anche nel caso in cui il destinatario non accetti il documento elettronico, l’emittente può comunque procedere all’integrazione del processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che siano rispettati i requisiti di autenticità, integrità e leggibilità dal momento della sua emissione fino al termine del periodo di conservazione.
L’Agenzia delle Entrate ha infine chiarito che:
- fattura differita: gli operatori economici possono emettere fattura differita anche in caso di prestazioni di servizi, e non più solo in presenza di cessione di beni, a patto che nel documento siano indicate nel dettaglio le operazioni effettuate e che sia disponibile la relativa documentazione commerciale attestante la prestazione eseguita, la data di effettuazione e le parti contraenti.
- fattura semplificata:
a) nella fattura semplificata (prevista per importi non superiori a 100 euro) è possibile, senza precludere l’esercizio del diritto alla detrazione, riportare alternativamente gli elementi “tradizionali” (ditta, denominazione, nome, cognome, etc.) o, a seconda dei casi, il codice fiscale, la partita IVA, il numero di identificazione IVA per i soggetti passivi stabiliti in altro Stato UE.
b) in fase di registrazione, è possibile riportare soltanto il numero di partita IVA o il codice fiscale del cessionario/committente, se questo è l’unico dato indicato.
c) In modalità semplificata, la fattura rettificativa può essere emessa a prescindere dall’importo certificato.
d) Anche la fattura semplificata può sostituire la fattura-ricevuta fiscale.
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